培養效率腦

培養效率腦  
設定目標、規畫路徑，重要的事全力以赴
在公司裡鎮日忙碌，卻不知道自己在忙些什麼；以為要把行事曆填滿行程，才算得上成功人士；自認已經非常認真努力，仍然得不到主管或同事的認同……

如果你有這些困擾，或許該是時候好好地思考，如何提升自己的工作效率了。而提高效率的第一步，就是先確定「目標」。只有設定好了終點，才能進一步規畫其中的完成路徑，判斷哪些事情重要、哪些事情不重要，並把資源和心力投注在最大、最有成果的部分。
管理學之父彼得．杜拉克（Peter Drucker）認為，知識工作者的效率，其實與個人的聰明才智無關。這意謂著，人人都學得會如何更有效率的工作。因此，從現在開始養成良好的思考習慣，讓工作更有效率、人生更加美好。
如何把工作做完、做對、做好？
PDCA循環：系統化拆解工作，持續發掘改善問題
「PDCA循環」是由4個步驟所組成的一套連續的管理流程，分別為計畫（Plan）、執行（Do）、檢核（Check）、行動（Action）。整個過程著重在目標的設定、計畫的安排，及最終的成果回饋，可套用至企業的策略管理、部門的專案管理，或是個人的工作規畫、時間管理等。
事實上，PDCA循環背後的重要精神，在於以「系統化」和「邏輯化」地拆解工作上的議題。對於「完成目標型」的任務來說（比方說主管要求撰寫一份新的企畫書，或指示降低產品的不良率等），其中不乏有許多需要仔細推敲思考的工作細節，如果未能先行考量各工作細節間的從屬或順序關聯性，就一頭熱地跳進工作中，極有可能會顧此失彼，以致於無法得到預期成果。
而PDCA循環能夠提供一個完整的思考途徑，經由良好地規畫、準確地執行，再到階段成果的檢核，以及檢討後的改善行動，不僅能協助工作者順利完成工作，更能持續且主動地挖掘並改善問題，使往後執行相似的過程更有效率、結果更卓越。
比如說，某金融機關行銷主管預計在3個月後，舉辦公司的新產品推廣活動。由於整個活動牽涉到許多細節，因此就可以利用PDCA循環，協助準備相關工作行程。
To-Do list上的項目又多又雜，該先做什麼？
艾森豪矩陣：集中資源，投入最具成果的工作上
成功學大師史蒂芬．柯維（Stephen Covey）在《與時間有約》提到，過去的時間管理強調效率，使工作者花費時間在「緊急的事」。然而若要讓工作更順利，則應把精神投入在「重要的事」。
「艾森豪矩陣」（Eisenhower Matrix，或稱為「優先矩陣」）依「重要性」（important）和「緊急性」（urgent）為軸，將工作劃分成4個象限，只要依「重要的事先於不重要的事，緊急的事先於不緊急的事」準則，就可定義出工作的執行順序。而當遇上無法判斷該項工作是否重要時，則可試著分析其影響全局的程度。善用艾森豪矩陣，可集中資源投入在最有成果的工作，減少浪費資源在沒有效益的任務上。
如何建立有效的工作制度，提高執行效率？
工作包分解：詳列人事時地物，明定負責人與期限
管理學家吉姆‧柯林斯（Jim Collins）表示，為提高效率，除了人員管理，更要建立起有系統的制度，兩者配合，才能產生自由並負責的組織文化。建立有效工作制度的關鍵，在於「明確的工作拆分」：當執行者對自身任務必須交付的「成果」「日期」「成本」等要素了然於心，隨著一件件小任務被確實達成，員工便能從一次次小成功中，建立起自信心。
做法上可以使用「工作包分解」（Work Package Breakdown），詳列出工作的人事時地物相關執行資訊，搭配讓時間排程視覺化的「甘特圖」（Gantt chart），就是建立有效工作制度的最有力方法。

 
(本文摘自經理人月刊83期)