時間效率學：截止時間的八折理論

時間效率學：截止時間的八折理論


工作效率高低與想不想做很有關，而想做事的念頭強烈又與急迫感有關。


一般工作者，遇到難做、不想做之事，就會無意識地拖延，一拖效率就會降低，原本兩、三個小時可完成之事，會拖至兩、三天。時間管理成效不彰，效率管理更是不良。

有些急迫感，並非全然是不好的。有適當的急迫感，才能催促自己趕快行動，加速進行應做之事。

若試著以急迫感相對於時間作圖，你會發現當距離工作的截止日期尚且遙遠時，急迫感幾乎等於零；當逐漸逼近截止日期，急迫感會迅速升高；至截止時間前一刻，若尚未完成分內工作，急迫感會來到最高點。

另外，我們可將工作效率相對於時間作圖。當距離截止日期尚久時，因缺乏急迫感，故效率低迷；隨著可工作時間逐漸縮短、急迫感漸增時，效率會逐步提升至最大值；在截止時間將至前，因過度緊張焦躁，工作效率反而會下降。

希望適當增進自己的急迫感，並有效提升工作效率，最簡單的方法就是適度前移工作的截止時間。

將截止時間往前挪移，急迫感就會明顯升高。高度的急迫感會激發強烈的工作動機，進而促使工作效率大幅提升。

將截止時間向前挪動後，自己心裡仍清楚明白，離真正的截止時間尚有一段緩衝期，故即使已逼近自行設定的截止時間，也能氣定神閒、從容思考，不會心慌意亂、手忙腳亂，工作效率仍能維持在高檔，以從容不迫的姿態迅速完成工作。

截止時間提前過多，會為自己帶來過大心理壓力；截止時間提前不足，又難以發揮提升效率的實際作用。到底該提前多少時間才是恰當的呢？我個人有個「八折理論」，可供忙碌上班族參考。

從接下工作或任務的時間開始算起，如果距離截止時間尚有十小時，我會將它打八折，讓截止時間提前兩小時，要求自己在八小時內完成應做之事；倘若距離截止日期還有十天，我也會打八折，將截止日期提前兩天，儘量在八天內完成該項工作，以此類推。

採用此種「八折理論」，將手上重要又緊急的事提前完成，再把省下的時間用來處理下一個重要又緊急的事，故能維持一定的工作品質，又能不斷增加個人工作成果的產出。

拖延怠惰是人的本性。一般人往往會自我安慰，認為距離截止時間尚遠，可以好整以暇地慢慢進行。一直要等到驚覺真的快來不及時，才匆匆忙忙地草率完成工作，故總是成效不彰。

請你主動將重要工作的截止時間適度地往前挪移些。反正早做晚做都是要做，何不提前一些時間去做，讓自己早點開始、早點做完，一方面提高效率，另一方面也讓苦等你文件與資料的人也可早點鬆一口氣。利己也會利人。